Tableur et traitement des données : cours de 1re STMG

Une entreprise produit des données en permanence : chaque vente, chaque facture, chaque commande, chaque pointage d'un salarié laisse une trace. Prises une par une, ces traces ne disent pas grand-chose. Un responsable ne peut pas décider d'embaucher, de baisser un prix ou d'arrêter un produit en lisant des milliers de lignes.

Il lui faut donc traiter ces données : les additionner, les trier, les comparer, les représenter. L'outil le plus courant pour cela, dans toutes les organisations, c'est le tableur. Tu l'as sans doute déjà utilisé. Ce cours te montre comment raisonner avec lui, comme un gestionnaire, et pas seulement comment cliquer.

Ce chapitre prolonge ce que tu as vu sur le système d'information, les données et les bases de données avec leurs requêtes. Un tableur n'est pas une base de données complète, mais il permet de mener des traitements du même genre sur des volumes plus modestes. À la fin, tu sauras :

• distinguer donnée, information et connaissance ;
• décrire la structure d'une feuille de calcul ;
• écrire des formules et comprendre comment elles se recalculent ;
• choisir une représentation graphique adaptée ;
• repérer les limites du tableur et les erreurs classiques.

Ces trois notions sont réunies dans les ressources pédagogiques d'Éduscol consacrées aux sciences de gestion et au numérique, avec les mots tableur, données ouvertes ou mégadonnées ¹. Le tableur se place au milieu de la chaîne : il transforme des données en informations, et c'est à toi de les interpréter.

À l'origine, les tableurs servaient surtout à traiter automatiquement des données financières. Aujourd'hui, on les utilise pour bien d'autres tâches : gérer une petite base de données, réaliser des analyses statistiques ou produire des graphiques. Quand l'accent est mis sur les graphiques, on parle de tableur-grapheur ³. Dans les organisations, le tableur est même le principal outil avec lequel les utilisateurs construisent eux-mêmes de petites applications ³.

Ce qui distingue le tableur d'un simple tableau écrit sur papier, c'est qu'il calcule. Les premiers programmes sortaient des données sous forme de tableaux, parfois sur une imprimante, en suivant l'ordre des instructions. Un tableur raisonne autrement : il s'appuie sur des relations de position entre les données, pas sur leur ordre de traitement dans le temps ³. Une cellule peut dépendre d'une autre cellule située trois lignes plus haut, et le tableur se charge de maintenir le lien.

Une feuille est découpée en colonnes (repérées par des lettres) et en lignes (repérées par des numéros). À l'intersection se trouve une cellule, désignée par son adresse : colonne puis ligne, par exemple $B3$ pour la deuxième colonne, troisième ligne. Une cellule contient soit une valeur saisie (texte, nombre, date), soit une formule.

Cette mise à jour automatique est la grande force du tableur. Tu construis un modèle, puis tu fais varier une donnée pour voir l'effet : c'est ce qu'on appelle une simulation. Un gestionnaire peut ainsi se demander : « Que devient mon résultat si les ventes baissent de 10 % ? » sans tout refaire.

Les formules peuvent aussi se référer les unes aux autres en chaîne. Le tableur gère ces dépendances. Deux cellules qui se renvoient l'une à l'autre créent une référence circulaire : la plupart des tableurs acceptent ce cas, dont le comportement peut être contrôlé par l'utilisateur ³. En gestion, c'est presque toujours le signe d'une erreur de construction : chaque résultat doit partir de données, pas de lui-même.

Au-delà des opérations simples, le tableur propose des fonctions : des calculs prêts à l'emploi. Elles font partie de ces traitements plus élaborés que peut employer une formule ³. Voici celles qu'on utilise le plus en gestion :

Le tableur sait aussi représenter les données sous forme de graphiques ³. Le choix du graphique dépend du message à faire passer :

Le tableur est précieux, mais il n'est pas fait pour tout. Dans les ressources d'Éduscol, la question posée est de savoir quel est son principal intérêt : il permet d'exploiter de grandes quantités de données, avec une certaine limite ¹. Cette limite est double :

• technique : une feuille très volumineuse devient lente, difficile à ouvrir, à partager et à sauvegarder ;
• organisationnelle : plusieurs personnes qui modifient le même fichier créent des versions différentes, et rien n'empêche une saisie incohérente.

Quand les volumes deviennent énormes, on parle de données massives (big data). Pour les traiter, on utilise des techniques de calcul massivement parallèle, qui répartissent le travail sur de nombreuses machines afin que les spécialistes des données, les data scientists, disposent à la fois des données et de la puissance de calcul nécessaires ². Ces données comprennent de plus en plus de formats non structurés, ce qui rend les traitements plus complexes ².