Les étapes d'un projet : cours de Bac pro AGOrA

Organiser une fête de fin d'année pour une association, déménager un service dans de nouveaux locaux, mettre en place un nouvel outil de facturation : ces situations ont un point commun. Elles demandent du temps, plusieurs personnes et des décisions prises dans un certain ordre. Si tout le monde fonce en même temps sans plan, on oublie des tâches, on dépasse les délais et on découvre trop tard qu'on n'a pas répondu à la demande de départ.

C'est pour cela qu'on découpe un projet en étapes. Chaque étape a un but précis, produit un résultat (un document, une décision, un livrable) et prépare la suivante. Dans ce cours, tu vas apprendre à reconnaître ces étapes, à comprendre pourquoi elles s'enchaînent dans cet ordre et à les utiliser dans ton métier d'assistant(e) à la gestion des organisations et de leurs activités.

Dans le monde professionnel, travailler « en mode projet » est devenu une manière courante de conduire des activités. L'organisation part d'une démarche, d'un besoin ou d'une demande, interne ou externe, puis chacun y apporte sa contribution identifiée au sein d'un collectif.¹ Au lycée professionnel, la pédagogie de projet est aussi présente depuis longtemps, par exemple avec les projets pluridisciplinaires à caractère professionnel ou le chef-d'œuvre.¹

Un projet ne naît jamais de nulle part. À son origine, on trouve un besoin, un problème ou un changement de situation.⁵ Un service administratif reçoit trop de factures papier et perd du temps à les classer : voilà un problème. Une entreprise ouvre un second site : voilà un changement. Une personne exprime ce qu'elle attend d'un produit ou d'un service : voilà un besoin.

La démarche de projet commence donc par l'identification de ce besoin.³ Avant d'inventer des solutions, il faut comprendre la situation de départ.

Une fois le besoin repéré, il faut le mettre par écrit. Un besoin qui reste dans les têtes se déforme : chacun le comprend à sa façon. On rédige donc un document qui traduit ce que le client attend, sous la forme des services que le produit ou la solution devra lui rendre.³

Ensuite, avant de se lancer dans la fabrication, l'équipe regarde ce qui existe déjà. Les membres du projet dressent un état de l'art : un diagnostic des solutions existantes qui répondent, au moins en partie, au besoin.³ Puis ils proposent des idées, soit en modifiant des solutions connues, soit en en imaginant de nouvelles.³

Quand la solution est choisie, il faut décider qui fait quoi, quand et avec quels moyens. Un projet comporte de nombreuses tâches : certaines peuvent se dérouler en même temps, d'autres doivent venir l'une après l'autre.³ Sans outil, il est difficile de tout garder en tête. À l'étape d'organisation, on applique les techniques habituelles de la gestion de projet : répartir les ressources, établir le planning et contrôler les risques.⁴

Un projet réussit rarement par la seule volonté d'une personne. Comme réaliser un produit et le commercialiser sont aujourd'hui des opérations complexes, le résultat d'un projet vient souvent d'un travail en équipe.³

Autour de lui, on trouve d'autres acteurs : les membres de l'équipe, les futurs utilisateurs, mais aussi les cofinanceurs et, selon les cas, des personnes publiques concernées comme des administrations ou des collectivités locales.⁵ Identifier ces acteurs tôt évite les mauvaises surprises : un accord oublié peut bloquer un projet en pleine route.

Le projet est lancé : c'est le temps de la réalisation. Chacun exécute ses tâches selon le planning. Le rôle de la coordination consiste alors à vérifier que le travail avance comme prévu et à réagir s'il dérape.

Le suivi s'appuie sur deux types de repères. Le premier est le diagramme de Gantt, qui permet de voir si une tâche a duré plus longtemps que prévu et d'anticiper les tâches suivantes.³ Le second repose sur les jalons et les revues, qui mesurent l'avancement et la qualité.⁴ Chaque jalon est un rendez-vous : on compare ce qui était prévu et ce qui est réellement fait.

Un projet se termine par un bilan. On compare le résultat obtenu avec les objectifs du cahier des charges, on vérifie que les livrables sont remis, on note ce qui a bien fonctionné et ce qu'on ferait autrement. La gestion de projet accompagne le projet jusqu'à son achèvement.⁴

Au baccalauréat professionnel, le projet débouche sur un oral de présentation en fin de cursus.¹ Le texte officiel précise que le projet support de cet oral doit s'inscrire dans une durée suffisante pour que tu abordes l'évaluation dans de bonnes conditions.¹ Autrement dit, on ne prépare pas un projet crédible en quelques jours.