La gestion des informations et des documents : cours de Bac pro AGOrA

Dans une organisation (entreprise, association, mairie, cabinet), il circule chaque jour des dizaines de documents : factures, devis, courriers, comptes rendus, plannings, contrats. Derrière chaque document se cache une information dont quelqu'un a besoin : un montant, une date, une décision, une adresse.

En tant qu'assistant(e) en gestion des organisations et de leurs activités, tu es souvent la personne qui reçoit, range, retrouve et transmet ces documents. Si ce travail est mal fait, le comptable ne trouve pas la facture, le responsable relance un client qui a déjà répondu, l'équipe travaille sur une ancienne version d'un fichier. Si le travail est bien fait, tout le monde gagne du temps et évite des erreurs coûteuses.

Ce cours te donne les repères pour comprendre comment on organise l'information, quel est le parcours d'un document, à quoi sert un logiciel de gestion électronique des documents et quelles habitudes adopter au quotidien.

Une étude citée à propos des projets de gestion électronique de documents indique que les deux grandes motivations des organisations sont de mieux accéder à l'information et de mieux la partager.² Retiens ces deux mots : accéder et partager. Ils expliquent presque tout ce qui suit.

Un même document peut exister sur plusieurs supports. Une facture reçue par la poste est sur papier ; si tu la numérises, tu obtiens un fichier numérique. Le papier peut ensuite être archivé ou détruit selon les règles de l'organisation, mais l'information, elle, doit rester accessible.

On parle de documents électroniques quand ils sont stockés sous forme de fichiers. Une GED a justement pour rôle de gérer des informations présentées sous cette forme au sein d'une organisation.²

Un document n'existe pas pour toujours sous la même forme. Il naît, évolue, sert, puis il est conservé. Les systèmes de gestion électronique prennent en compte ce parcours, avec une étendue variable selon les logiciels : création, édition, finalisation, utilisation, stockage, archivage.²

Prenons chaque moment avec un exemple concret, celui d'un compte rendu de réunion :

1. Création : tu ouvres un nouveau fichier à partir du modèle de compte rendu de l'organisation.
2. Édition : tu complètes le texte pendant et après la réunion ; un collègue ajoute une décision.
3. Finalisation : le responsable relit et valide ; le document devient la version de référence.
4. Utilisation : les participants le consultent pour savoir ce qu'ils doivent faire.
5. Stockage : il est rangé à l'emplacement prévu, avec un nom clair.
6. Archivage : quand il ne sert plus au quotidien, il est conservé à part, pendant la durée que fixe l'organisation.

Quand on regarde le circuit complet d'un document dans une GED, on distingue quatre temps principaux : l'acquisition, le traitement, le stockage et la diffusion.² Si l'organisation veut diffuser des documents qui n'existent pas encore, il faut ajouter une cinquième étape en amont : la conception.²

Au-delà du simple rangement, les logiciels de GED proposent des fonctions qui facilitent, voire automatisent, le travail sur les documents.² Voici les principales à connaître :

• Reconnaissance automatique des documents : le logiciel identifie le type de document (facture, contrat, bulletin) et en extrait certaines données précises, par exemple un numéro ou un montant. Ces fonctions portent les sigles LAD-RAD.²
• OCR (reconnaissance optique de caractères) : le logiciel « lit » le texte d'une image numérisée, ce qui permet ensuite de chercher un mot dans tout le contenu des documents stockés.²
• Diffusion : des mécanismes d'envoi et de partage, plus ou moins développés selon les outils.²

Une GED sert aussi à collaborer, à capitaliser l'expérience de l'organisation (garder ce qui a été fait pour le réutiliser) et à échanger l'information.² Les solutions de gestion de contenu intègrent d'ailleurs de plus en plus d'outils collaboratifs, comme les communautés d'échange de documents. Le conseil d'administration sans papier en est un exemple en entreprise.²

Un CMS propose également une chaîne de publication (en anglais workflow) : on prépare d'abord le contenu, puis on le met en ligne au moment voulu.³

La différence avec la GED est importante. Un CMS ne doit pas être pris pour une GED : la GED couvre toute la chaîne de gestion du contenu dans l'entreprise, avec notamment le cycle de vie des documents, depuis la collecte des données jusqu'à la production de documents.³

Quand plusieurs personnes travaillent sur le même document, les risques augmentent : deux collègues modifient le fichier en même temps, une ancienne version est renvoyée par erreur, personne ne sait qui a changé la date. Les outils de gestion de documents répondent à ces problèmes par la gestion des versions.

Cette partie rassemble des habitudes professionnelles courantes. Ce sont des conseils d'organisation que tu peux adapter, selon les règles propres à ton entreprise ou à ton lieu de stage.