Les documents de transport et d'expédition : cours de Bac pro

Imagine un camion qui part de ton entrepôt avec vingt palettes. À l'arrivée, le destinataire doit savoir ce qu'il reçoit, qui l'envoie et qui a assuré le trajet. Sans écrit, personne ne peut rien vérifier, et chaque désaccord tourne à la dispute sans preuve.

Voilà à quoi servent les documents de transport et d'expédition : ils décrivent la marchandise, nomment les acteurs et font office de preuve en cas de souci. Le référentiel du Bac pro Logistique place cette tâche dans la fin de la préparation d'une commande : l'opérateur regroupe la marchandise sur palette, envoie la commande vers la zone dédiée au départ, sort les pièces qui doivent l'accompagner, puis monte le tout dans le véhicule ¹.

Dans ce cours, tu vas voir :

• la place de ces documents dans la chaîne d'expédition ;
• les mentions qu'un document de transport doit contenir ;
• le contrat de transport et ce qu'il organise ;
• une méthode pour éditer et contrôler tes documents ;
• les erreurs fréquentes et comment les éviter.

Tu viens de travailler sur le contrôle des réceptions. Tu y as appris à vérifier ce qui arrive. Ici, c'est l'inverse : tu prépares ce qui part, et tu dois fournir à l'autre entreprise les moyens de faire le même contrôle que toi.

Le référentiel décrit la fin d'une commande en plusieurs gestes qui s'enchaînent : la palettisation, le transfert de la commande vers la zone d'expédition, l'édition des documents d'accompagnement, puis le chargement ¹. L'ordre compte : on ne peut pas décrire correctement une marchandise qui n'est pas encore regroupée et comptée.

Le référentiel range cette activité dans la compétence qui consiste à éditer les documents de l'expédition, à côté du contrôle des expéditions et de la manutention en sécurité ¹. Autrement dit, éditer un document n'est pas une formalité administrative isolée : c'est une étape de contrôle, au même titre que compter les colis.

Sur le plan pratique, l'édition se fait presque toujours depuis un logiciel de gestion d'entrepôt ou de gestion commerciale. Le logiciel reprend les données de la commande. Si la commande contient une erreur, le document la reproduit fidèlement. D'où l'importance du contrôle physique avant l'édition.

Pour le transport routier de marchandises, un arrêté du 9 novembre 1999 fixe ce que doit contenir le document de transport ². Tu n'as pas à connaître le numéro de l'article par cœur, mais tu dois savoir quelles informations doivent figurer, et surtout pourquoi.

Prenons ces mentions une par une.

La date. Elle fixe le jour où la marchandise part. En cas de retard, c'est elle qui permet de savoir qui a tardé : l'entrepôt ou le transporteur.

Le transporteur. Son nom et son adresse permettent de savoir à qui s'adresser si un colis est abîmé ou perdu en route.

L'expéditeur. Quand l'entreprise qui expédie n'est pas celle qui roule, son identité doit apparaître séparément. Ton entrepôt est souvent dans ce cas : tu expédies, un transporteur extérieur transporte.

La marchandise. Sa nature (ce que c'est) et sa quantité, son poids ou son volume (combien) permettent de contrôler la livraison à l'arrivée.

Le référentiel de ton diplôme cite, parmi les savoirs à maîtriser, le contrat de transport, en lien avec les documents de l'expédition ¹. Pourquoi ce lien ? Parce que le document de transport est la trace concrète d'un accord : une entreprise confie des marchandises à un transporteur, qui s'engage à les acheminer vers un destinataire.

Dans ton travail, tu ne rédiges pas le contrat. En revanche, tu fournis les informations exactes sur lesquelles il repose : ce qui est chargé, en quelle quantité, à quelle date. Si ces informations sont fausses, le transporteur peut contester ce qu'on lui a confié, ou le destinataire peut contester ce qu'il a reçu.

Le référentiel place aussi, dans les compétences voisines, le fait d'accepter ou de refuser une réception ¹. Le même raisonnement joue à l'envers : le destinataire compare ce qu'il reçoit au document. Plus ton document est précis, plus cette comparaison est simple pour lui, et moins il y a de litiges.

Pour la quantité, plusieurs façons de l'exprimer existent : un nombre de colis, un poids, un volume ². Le choix dépend de ce qui est le plus utile pour la marchandise transportée. Pour des cartons, le nombre de colis et le poids se calculent facilement. Pour calculer un poids total, tu additionnes le poids de toutes les unités, y compris celui des supports comme les palettes lorsque l'on décrit le poids brut de l'envoi.

Un document faux n'empêche pas toujours le camion de partir. Les ennuis arrivent plus tard, chez le destinataire, quand les écarts apparaissent. Voici les erreurs les plus courantes en entrepôt.

Le référentiel associe le contrôle des expéditions, la manutention en sécurité et l'édition des documents dans un même ensemble de compétences ¹. Ce rapprochement a un sens : un document ne se remplit pas dans le désordre. Une zone d'expédition rangée, des palettes bien identifiées et des colis comptés facilitent l'édition d'un document exact.

Quelques habitudes utiles :

• garder les palettes d'une même commande regroupées dans la zone d'expédition ;
• vérifier que chaque palette porte une étiquette lisible ;
• éditer le document quand tout est prêt, pas avant ;
• ranger le document dans le dossier de la commande une fois l'envoi parti.