Composantes du système d'information : cours de Terminale STMG

Quand tu entres dans une entreprise, une mairie ou une association, tu vois des ordinateurs, des écrans, des logiciels. Tu es tenté de croire que le système d'information, c'est « l'informatique ». C'est une idée trop courte, et ce cours sert d'abord à la corriger.

En Terminale STMG, la spécialité systèmes d'information de gestion adopte une approche concrète : elle étudie comment les organisations utilisent leurs systèmes d'information pour se gérer. Quatre grands thèmes la structurent : l'organisation et sa numérisation, le pilotage du SI et sa performance, le lien entre information, action et décision, et enfin les échanges.³ Ce chapitre ouvre le parcours : avant d'aborder la performance ou les échanges, il faut savoir de quoi un système d'information est fait.

Tu apprendras à :

• donner une définition précise du système d'information ;
• nommer et distinguer ses composantes ;
• expliquer ce que fait un SI pour l'organisation ;
• analyser un cas concret en repérant chaque composante ;
• éviter les confusions classiques, par exemple entre SI et informatique.

Commençons par la notion d'information. Pour une organisation, l'information circule entre les services, mais aussi vers les clients, les usagers et les partenaires. Elle permet de communiquer, de se coordonner et de construire une connaissance commune.² Sans circulation d'information, chaque service travaillerait dans son coin.

Relis la définition mot par mot, car chaque mot compte :

• ensemble organisé : les ressources ne sont pas posées au hasard, elles sont reliées entre elles ;
• ressources : des personnes, des équipements, des programmes, des règles de fonctionnement ;
• recueillir, conserver, traiter, diffuser : ce sont les quatre actions sur l'information (on dit aussi collecter, stocker, traiter, communiquer), détaillées plus loin ;
• le plus souvent à l'aide d'un réseau informatique : l'expression « le plus souvent » indique que l'informatique est habituelle, mais qu'elle n'est pas le cœur de la définition.

Pour réaliser ses fonctions, le système d'information s'appuie sur un ensemble de ressources. On les range classiquement en quatre familles : le personnel, le matériel, les logiciels et les procédures.⁵ Ces quatre familles sont à connaître par cœur et à savoir illustrer.

Regardons chaque famille avec un exemple tiré d'une entreprise de vente de vélos en ligne, que l'on appellera « VéloPlus » (organisation inventée pour l'exemple).

Le personnel. Ce sont toutes les personnes qui produisent, saisissent, consultent ou exploitent l'information : la gestionnaire des commandes, le comptable, le technicien qui administre les serveurs, mais aussi le client qui remplit lui-même son panier sur le site. Sans personnes, un SI ne sert à rien : ce sont elles qui lui donnent du sens et qui prennent les décisions à partir de l'information.

Le matériel. Ce sont les équipements physiques : ordinateurs, serveurs, imprimantes, lecteurs de codes-barres, smartphones, équipements de réseau. Dans la présentation du SI en deux sous-systèmes, on parle de matériel (hardware) et d'équipements de télécommunication.⁵ Chez VéloPlus, le lecteur de codes-barres de l'entrepôt fait partie du matériel.

Les logiciels. Ce sont les programmes qui font fonctionner le matériel et qui réalisent les traitements : un logiciel de comptabilité, un site marchand, un tableur, une messagerie. Chez VéloPlus, le programme qui calcule les frais de livraison est un logiciel.

Les procédures. Ce sont les règles et les méthodes de travail : qui saisit quoi, dans quel ordre, avec quel contrôle, avant quelle date. Exemple : « toute commande de plus de 1 000 euros doit être validée par la responsable avant l'expédition » est une procédure. Elle n'est ni du matériel ni un logiciel, et pourtant elle appartient bien au SI.

On peut regrouper les quatre ressources en deux grands ensembles. Cette présentation est très utile au bac, car elle montre que tu comprends la nature du SI.

Pourquoi parler de « socio-technique » ? Parce que les deux sous-systèmes agissent l'un sur l'autre. Une technologie performante mal acceptée par les équipes ne produit rien. À l'inverse, des personnes très compétentes sont freinées par des outils inadaptés. Le bon fonctionnement du SI dépend de l'équilibre entre les deux.

Les composantes n'existent pas pour elles-mêmes. Elles sont organisées pour réaliser quatre fonctions sur l'information : collecter, stocker, traiter et communiquer.⁵ On les retrouve dans la définition. Voyons-les une à une, toujours avec VéloPlus.

Ces fonctions s'enchaînent, mais pas toujours dans un ordre strict. Une information stockée peut être traitée plusieurs mois plus tard ; une information traitée est ensuite stockée à nouveau. Retiens surtout que chaque composante contribue à une ou plusieurs de ces fonctions :

• un lecteur de codes-barres (matériel) sert à collecter ;
• une base de clients gérée par un logiciel sert à stocker ;
• un tableur ou un module de facturation (logiciels) sert à traiter ;
• une messagerie ou un intranet sert à communiquer ;
• les personnes saisissent, contrôlent et interprètent ;
• les procédures fixent qui fait quoi et quand.

Pourquoi une organisation investit-elle dans un système d'information ? Parce que l'information est au centre de son fonctionnement. Elle sert de vecteur à la communication, à la coordination et à la connaissance, que ce soit en interne ou avec les clients, les usagers et les partenaires.²

Prenons un exemple. Chez VéloPlus, une commande passée sur le site déclenche automatiquement un bon de préparation pour l'entrepôt, une écriture pour la comptabilité et un message de confirmation au client. Personne n'a recopié l'information trois fois : le SI l'a distribuée. Le service commercial, l'entrepôt et la comptabilité travaillent sur la même information, donc ils se coordonnent sans effort.

Cette coordination a un effet sur les décisions. Le responsable qui consulte un tableau de ventes à jour décide mieux du réapprovisionnement que celui qui devine. L'information est donc à la fois ce que l'action produit (une vente génère une information) et ce qui permet d'agir (la vente suivante s'appuie sur le stock connu). C'est ce que veut dire le programme quand il parle d'une information à la fois source et résultante de l'action.²

Le numérique renforce encore ce rôle. Les nouvelles technologies permettent d'accompagner, d'automatiser et de dématérialiser presque toutes les opérations d'une entreprise.⁵ L'environnement de travail numérique ouvre aussi de nouvelles possibilités de collaboration : on met en commun des compétences et on produit ensemble des informations et des connaissances, ce qui construit une véritable « intelligence collective ».²

Un piège classique consiste à acheter un logiciel à la mode puis à adapter l'entreprise au logiciel. La bonne démarche est inverse. On part de l'étude des processus « métier » de l'organisation et de leurs liens, puis on bâtit le système d'information ; on ne se contente pas d'installer des solutions informatiques standard vendues sur le marché.⁵

Un processus métier est un enchaînement d'activités qui produit un résultat pour un client ou pour l'organisation, par exemple « traiter une commande ». Les chapitres suivants de ton programme le modélisent. Pour l'instant, retiens l'idée : on regarde d'abord comment l'organisation travaille, puis on choisit les composantes qui l'aident à travailler.

Le SI doit aussi être aligné avec la stratégie de l'entreprise, grâce à un management spécifique.⁵ Autrement dit, si l'entreprise veut devenir plus rapide à livrer, son SI doit lui donner les moyens de suivre les colis, de prévenir les clients et de repérer les retards.