La planification et le diagramme de Gantt : cours de Bac pro AGOrA

Dans ton futur métier, tu auras souvent à organiser des activités : une réunion avec plusieurs participants, un déplacement professionnel, un événement pour des clients, le déménagement d'un service. Dans tous ces cas, savoir ce qu'il faut faire ne suffit pas. Il faut aussi décider dans quel ordre, pendant combien de temps et avec quels moyens.

Tu as déjà étudié les étapes d'un projet. Ce cours en est la suite directe : une fois les tâches identifiées, il faut les placer dans le temps. C'est le rôle de la planification, et l'outil le plus répandu pour la présenter s'appelle le diagramme de Gantt.

Sans planning, les mêmes problèmes reviennent. Une salle est réservée trop tard. Deux tâches s'attendent l'une l'autre sans que personne ne s'en aperçoive. Un collègue se retrouve surchargé la même semaine que trois échéances. Un planning écrit rend ces risques visibles avant qu'ils ne se produisent, et il permet à toute l'équipe de savoir où en est le projet.

Cet outil poursuit deux buts. Le premier est de planifier de manière optimale, c'est-à-dire de trouver un enchaînement des tâches qui tient compte des durées et des moyens disponibles. Le second est de communiquer : le planning devient un document commun, qui explique aux autres membres de l'équipe quel calendrier a été choisi et pourquoi.⁶

Le nom de l'outil peut surprendre. Le tout premier diagramme de ce genre a été dessiné en 1896 par l'ingénieur polonais Karol Adamiecki, qui l'avait baptisé Harmonogram Adamieckiego. Il n'en a décrit le principe qu'en 1931, et la langue dans laquelle il a publié a freiné la diffusion de son idée à l'étranger.⁶ C'est pourquoi l'outil porte le nom de l'ingénieur américain Henry L. Gantt, collaborateur de Frederick Winslow Taylor, qui en a publié une description en 1910.⁶

Pour lire un Gantt, on repère d'abord ce que représentent les lignes et les barres. Les différentes tâches (ou les différents postes de travail) sont placées en ordonnée, l'une sous l'autre. Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale : la durée d'exécution de la tâche correspond à la longueur de cette barre.⁶ Le temps se lit donc de gauche à droite, avec une échelle graduée en jours, en semaines ou en mois selon la taille du projet.

À l'origine, le diagramme ne montrait que le temps : les dates de début et de fin et la durée des tâches. Aujourd'hui, on y ajoute souvent des flèches qui indiquent les liens de dépendance. Chaque flèche part de la tâche précédente et pointe vers la tâche suivante.⁶ On complète aussi fréquemment le diagramme par une liste des ressources affectées à chaque tâche.⁶

Ce tableau montre un petit planning sous forme de grille : chaque carré indique qu'une tâche est en cours ce jour-là. Sur un vrai diagramme, ces carrés sont fusionnés en une barre continue, et des flèches relient les tâches qui dépendent les unes des autres.

Le placement des barres ne se fait pas au hasard : il est dicté par les dépendances. Dans le diagramme, une flèche relie la tâche précédente à la tâche suivante.⁶ Cela signifie que la tâche suivante ne peut pas démarrer avant la fin de la précédente (dans le cas le plus courant).

Il y a pourtant une limite à cette logique : les tâches qui peuvent se dérouler en même temps sur le papier ne le peuvent pas toujours en réalité. Si B et E étaient confiées à la même personne, elles ne pourraient pas avancer ensemble. C'est le rôle de l'affectation des ressources (voir plus loin) de repérer ce conflit.

Tu croiseras bientôt le sigle PERT. Ce réseau accompagne souvent le diagramme de Gantt, mais chacun joue un rôle différent : le PERT sert surtout à étudier la façon dont les tâches s'enchaînent, tandis que le Gantt sert à construire le planning dans le temps.⁶

La différence la plus visible concerne la manière de représenter les durées. Dans un Gantt, la surface occupée par une tâche suit sa durée.⁶ Dans un PERT, la durée n'est pas matérialisée par la taille du dessin : toutes les activités ont la même taille, quelle que soit leur durée.⁶ Pour cette raison, le PERT est plus délicat à lire, car il ressemble moins à la réalité du calendrier.⁶

Le Gantt a aussi ses limites. Il ne règle pas tous les problèmes, notamment lorsque plusieurs fabrications se disputent les mêmes ressources de l'entreprise. Dans ce cas, il faut recourir à des méthodes plus avancées issues de la recherche opérationnelle.⁶ Cela dit, on trouve souvent une solution acceptable avec de simples règles de priorité : on place les tâches dans le diagramme selon l'ordre de priorité fixé, en tenant compte des ressources encore libres.⁶

Un planning ne se limite pas aux dates. Le Gantt permet de suivre les délais, les ressources humaines et les ressources matérielles, ce qui aide la personne chargée du planning à contrôler l'avancement du projet.⁶ Dans l'exemple de l'accueil des clients, la ressource humaine peut être l'assistante ou un collègue, la ressource matérielle la salle ou le vidéoprojecteur.

En pratique, on construit rarement un Gantt à la main : on utilise un logiciel. Les ressources pédagogiques consacrées à ce sujet présentent plusieurs outils, par exemple GanttProject, CypeProject ou MindView.⁵²³

Quelques gestes se retrouvent d'un logiciel à l'autre :

• créer des tâches, modifier leur durée et les déplacer sur l'échelle de temps ;⁵
• affecter des ressources en ouvrant la tâche depuis le diagramme (dans GanttProject, un double clic sur la tâche donne accès à l'onglet des ressources) ;⁵
• choisir un type de contrainte entre les tâches : GanttProject en propose trois ;⁵
• saisir la date de début du projet, qui finalise le planning ;⁵
• régler le calendrier de travail dans le menu des outils Gantt, par exemple dans MindView.³

Planifier, c'est aussi suivre. Une fois le planning établi, on compare régulièrement ce qui était prévu et ce qui est réalisé. Si une tâche déborde, on regarde son effet sur les suivantes : un retard sur une tâche de l'enchaînement le plus long décale tout le projet, alors qu'un retard dans la marge d'une autre tâche ne change pas la date finale. Le suivi détaillé des ressources et des coûts fait l'objet du cours suivant.