Le recrutement et l'intégration : cours de Bac pro AGOrA

Une organisation, qu'elle soit une entreprise, une association ou une collectivité, fonctionne grâce aux personnes qui y travaillent. Quand un poste se libère ou qu'un nouveau besoin apparaît, il faut trouver quelqu'un pour l'occuper, puis lui permettre de prendre ses marques. Ces deux moments portent un nom : le recrutement et l'intégration.

Dans ta formation d'assistant(e) à la gestion des organisations et de leurs activités, ce chapitre appartient à la gestion administrative des ressources humaines. Le référentiel du diplôme indique que l'assistant contribue aux opérations de recrutement et à l'intégration des personnels.² Il décrit aussi un suivi administratif qui couvre trois moments : le recrutement, l'intégration et le départ des personnels.²

Ce cours te donne les repères pour comprendre ce qu'est un recrutement, comment on choisit entre plusieurs façons de pourvoir un poste, comment se déroule la sélection, et quel rôle tu joues ensuite pour accueillir la personne retenue.

La fonction ressources humaines (RH) couvre la gestion des emplois, des agents, des carrières, du recrutement et de la paie.⁵ Le recrutement n'est donc qu'une des briques d'un ensemble. Dans un grand organisme, plusieurs personnes y travaillent à temps plein. Prenons l'exemple d'un organisme public d'édition et de formation : sa direction des ressources humaines s'occupe à la fois des carrières, des recrutements, de la mobilité, de la paie et de la formation continue.⁴

Au sein de cette direction, les rôles se répartissent. On y trouve par exemple un chargé de recrutement, dont la mission consiste à mettre en œuvre la politique de recrutement de l'organisme.⁴ Il organise le processus sur le plan administratif, juridique, logistique et budgétaire.⁴ Il conduit aussi des actions de communication liées au recrutement, suit les stagiaires et tient à jour un vivier, c'est-à-dire un ensemble de candidats potentiels que l'on peut solliciter quand un besoin est validé.⁴

D'autres fonctions l'entourent. Une fiche de poste de la même organisation mentionne un coordinateur des recrutements et un conseiller en mobilité et carrières, qu'un assistant vient aider pour la gestion administrative des recrutements et des mobilités.³ C'est précisément la place que tu occuperas : celle qui prépare, organise, suit et classe, pendant que d'autres prennent les décisions.

Avant de publier une annonce, une question se pose : où chercher ? Selon la nature du poste et les critères d'embauche fixés, le gestionnaire des ressources humaines détermine, avec le responsable du service concerné, s'il faut passer par un recrutement interne ou par un recrutement externe.⁶ Cette décision se prend à deux : la personne qui connaît le métier (le responsable opérationnel) et celle qui connaît les règles et les procédures (le RH).

Quand le recrutement interne est possible, les responsables RH le préfèrent souvent, parce qu'il présente des avantages nets.⁶ Voici ce qu'on peut en dire :

• Il coûte peu à mettre en œuvre.⁶
• La personne connaît déjà l'organisation, donc elle devient efficace bien plus vite. Cela vaut aussi pour un stagiaire, un intérimaire ou un consultant déjà présent.⁶
• S'il est pratiqué régulièrement, il motive les salariés, qui peuvent espérer une promotion ou un changement de poste en interne : on parle d'ascenseur social.⁶

Le recrutement externe a lui aussi ses raisons d'être. Les mêmes lignes de réflexion invitent à se méfier d'une tendance : celle qui consiste à reproduire toujours le même type de profils. Cette habitude freine l'arrivée de personnes différentes, nouvelles, complémentaires ou atypiques, qui pourraient enrichir l'organisation.⁶ Aller chercher à l'extérieur, c'est donc aussi une façon de renouveler les compétences et les regards.

Une fois l'annonce diffusée, les candidatures arrivent. Il faut les traiter de façon organisée, sans quoi on perd du temps et on risque de passer à côté du bon profil. Le déroulé décrit dans les ressources RH suit une logique d'entonnoir : on part d'un grand nombre de dossiers et on resserre progressivement.

Prends le temps de comprendre pourquoi chaque étape existe.

Le tri sur dossier est un filtre rapide : il écarte les candidatures qui ne correspondent manifestement pas au poste. On compare chaque CV aux critères écrits dans la fiche de poste, et on garde une trace de la raison de chaque refus. Cette trace protège l'organisation si on lui demande plus tard de justifier un choix.

Les entretiens permettent de vérifier ce que le papier ne dit pas : la façon de s'exprimer, la motivation réelle, la compréhension du poste. Les tests psychotechniques sont un outil possible, jamais une obligation ; on les utilise éventuellement.⁶

Enfin, la décision collective limite l'influence d'un seul avis. Plusieurs personnes regardent le même candidat avec des critères communs, ce qui rend le choix plus solide.

Recruter n'est pas qu'une question de personnes, c'est aussi une dépense. Entre la rédaction et la diffusion de l'annonce, le temps passé à trier et à recevoir les candidats, puis la formation de l'arrivant, le budget grimpe vite. C'est une des raisons pour lesquelles le chargé de recrutement doit organiser le processus aussi sur le plan budgétaire.⁴

Le recrutement ne s'arrête pas à la signature. La personne retenue doit encore trouver sa place dans l'équipe, comprendre les règles de l'organisation et apprendre à se servir des outils. C'est le rôle de l'intégration. Ton référentiel l'inclut dans ton champ d'action : l'assistant prend part au recrutement des personnels, puis à leur accueil dans l'organisation.²

Pour réussir cette phase, l'organisation s'appuie sur des documents et des procédures. Le référentiel cite notamment le règlement intérieur, les procédures de recrutement et d'intégration et le livret d'accueil.² Il mentionne aussi l'actualisation des fiches de poste parmi les tâches de l'assistant.²

Chacun de ces documents a un usage précis :

• Le livret d'accueil présente l'organisation, ses services et les informations pratiques dont l'arrivant a besoin dès le premier jour.
• Le règlement intérieur fixe les règles de la vie collective que tout le monde doit respecter.
• La fiche de poste décrit les missions attendues ; elle sert à recruter puis à cadrer le travail de la personne.
• Les procédures disent qui fait quoi et dans quel ordre.

Résumons ce que tu fais concrètement. Les ressources du diplôme et les fiches de poste RH donnent une image cohérente de la fonction : l'assistant participe à la gestion administrative des recrutements et des mobilités, sur l'ensemble des processus RH.³ Il aide le coordinateur des recrutements et le conseiller en mobilité et carrières.³

Cela se traduit par des tâches que tu retrouveras en stage et à l'examen :

• Actualiser les fiches de poste et préparer les documents liés au recrutement, à l'intégration et au départ des personnels.²
• Suivre administrativement chaque étape : réception des candidatures, convocations, réponses aux candidats, arrivée du salarié.²
• Tenir un vivier à jour, c'est-à-dire une base de candidats que l'on peut recontacter, comme le fait un chargé de recrutement.⁴
• Assurer le suivi des stagiaires, qui sont aussi des personnes à accueillir et à orienter.⁴
• Respecter la confidentialité, par loyauté et éthique professionnelles.²