La gestion des espaces de travail : cours de Bac pro AGOrA

Dans une organisation (entreprise, association, collectivité, établissement), les personnes ne travaillent pas dans le vide. Elles ont besoin d'un bureau pour écrire et traiter les dossiers, d'un endroit pour ranger les documents, d'une salle pour se réunir et, de plus en plus, d'outils en ligne pour échanger et retrouver l'information.

Tout cela s'appelle des espaces de travail. Quelqu'un doit veiller à ce qu'ils soient disponibles, en bon état, bien répartis et à jour. Dans le métier d'assistant à la gestion, c'est une mission quotidienne, même si elle passe souvent inaperçue : on ne la remarque que le jour où elle est mal faite (salle double-réservée, logiciel qui refuse de s'ouvrir parce que la licence a expiré, information introuvable).

Le référentiel de ton baccalauréat professionnel range cette activité dans la gestion opérationnelle des espaces, physiques et virtuels, de travail ¹. Retiens bien les deux adjectifs : un espace de travail n'est pas seulement une pièce, c'est aussi un environnement numérique.

Une fiche de l'Éducation nationale consacrée aux bureaux de direction et aux espaces administratifs décrit assez bien ce qu'on trouve dans n'importe quelle structure. Elle présente ces locaux comme les espaces de travail du personnel qui assure le pilotage et la gestion administrative ². Même si l'exemple vient du monde scolaire, la logique vaut pour une PME, une mairie ou un cabinet.

Le bureau : poste de travail individuel ou partagé

Le bureau est l'espace où l'on traite les dossiers. Pour le gérer, l'assistant se pose des questions simples :

• Qui occupe quel poste ? Existe-t-il un plan d'implantation à jour ?
• Le poste est-il équipé (ordinateur, téléphone, éclairage, siège) ?
• Les besoins ont-ils changé (arrivée d'un stagiaire, départ d'un salarié, télétravail) ?

Un bureau partagé exige des règles plus claires qu'un bureau individuel : rangement, propreté, confidentialité des documents laissés sur la table.

Le stockage et l'archivage

On parle de stockage pour les fournitures (papier, cartouches, classeurs) et d'archivage pour les documents que l'on doit conserver. Une zone de stockage mal gérée provoque deux problèmes opposés : la rupture (on n'a plus de papier le jour où il en faut) et l'encombrement (des cartons que personne n'ose jeter).

Une bonne pratique consiste à repérer chaque zone par une étiquette, à fixer un seuil de réapprovisionnement pour chaque fourniture et à noter la date de mise en archive des dossiers.

La salle de réunion

Pourquoi une salle séparée des bureaux ? Parce qu'on y accueille plusieurs personnes, parfois des visiteurs, sans déranger ceux qui continuent de travailler. La gestion d'une salle comprend sa réservation, son équipement (écran, câble, paper-board), sa remise en ordre après usage et la vérification du matériel avant la réunion suivante.

Les collaborateurs ne sont pas toujours dans le même bâtiment. Certains travaillent à domicile, d'autres se déplacent. Pour qu'ils accèdent aux mêmes informations, on met en place un espace numérique de travail.

Le mot revient aussi dans le monde de l'éducation : en France, les ENT y sont très utilisés depuis la fin des années 2000, sous des noms comme « portail unique » ou « bureau virtuel », et ils regroupent des services pour les usagers et pour les personnels ³. Tu en utilises peut-être un dans ton lycée : c'est exactement la même idée, appliquée à l'école.

Que trouve-t-on dans un espace virtuel ?

Un espace numérique de travail répond à deux types d'usages. Le premier concerne les pratiques de bureautique : publier des documents de travail importants, échanger de façon structurée, gérer un projet complexe ³. Le second concerne la communication entre collègues. Concrètement, tu y retrouves :

• un espace de stockage partagé organisé en dossiers ;
• une messagerie et un agenda partagé ;
• des outils de visioconférence ;
• des espaces de discussion par équipe ou par projet.

Un espace de travail fonctionne grâce à des équipements et des services qui ont un coût et une durée. Le référentiel de ton diplôme cite précisément trois éléments à suivre : les contrats de maintenance, les abonnements et les licences informatiques ¹. L'assistant doit donc tenir à jour ce suivi.

Le référentiel mentionne aussi l'organisation de réunions en présentiel ou à distance ¹, ainsi que la gestion des espaces internes de partage de l'information, comme l'affichage ou les notes internes ¹. Ce sont deux manières de faire vivre les espaces de travail.

Les espaces internes de partage de l'information

L'information interne circule par plusieurs canaux, physiques ou numériques ¹ :

• le panneau d'affichage (pour les informations qui concernent tout le monde sur place) ;
• les notes internes (pour une décision ou une consigne adressée à un service) ;
• les espaces en ligne (pour les documents que chacun doit pouvoir retrouver).

Le bon canal dépend du message : une consigne de sécurité s'affiche et s'envoie ; un compte rendu de réunion se dépose dans un espace partagé.