La gestion des espaces de travail : exercices corrigés de Bac pro

a) Des factures papier anciennes se conservent : c'est l'espace d'archivage, car le travail administratif garde besoin d'espaces pour le papier.²

b) Préparer une salle pour une réunion relève de l'espace de réunion, distinct des postes de travail quotidiens.²

c) Un abonnement logiciel fait partie du suivi des abonnements et des licences : c'est un espace numérique.¹

d) La saisie à ton poste est du travail administratif courant : espace bureau.²

e) Une note interne diffusée en ligne relève de la gestion des espaces internes de partage de l'information : espace numérique.¹

f) Les fournitures se rangent dans une zone de stockage.²

Coût mensuel pour tous les postes : $18 \times 9{,}40 = 169{,}20$ € par mois.

Coût sur douze mois : $169{,}20 \times 12 = 2\,030{,}40$ €.

Vérification de vraisemblance : une licence coûte $9{,}40 \times 12 = 112{,}80$ € par an, et $18 \times 112{,}80 = 2\,030{,}40$ €. Les deux chemins donnent le même résultat.

Heures réservées : $14 \times 1{,}5 = 21$ heures.

Heures disponibles : $5 \times 8 = 40$ heures.

Taux d'occupation : $\dfrac{21}{40} = 0{,}525$, soit $52{,}5\,\%$.

Interprétation : la salle est libre un peu moins de la moitié du temps, ce qui laisse de la marge pour de nouvelles réservations.

Durée : 24 mois = 2 ans. Le contrat commence le 1er septembre 2025 et court jusqu'au 31 août 2027.

L'échéance est donc le 31 août 2027.

On recule de 3 mois : fin mai 2027. Le courrier doit être envoyé au plus tard le 31 mai 2027.

Par prudence, on prévoit une alerte dans l'agenda un mois plus tôt, vers le 30 avril 2027, pour avoir le temps de rédiger le courrier et de le faire valider.

On note ces dates dans un tableau de suivi des contrats, avec le nom du prestataire, le montant et la personne qui décide.

Jours de présence d'un télétravailleur : $5 - 2 = 3$ jours par semaine, soit $\dfrac{3}{5}$ du temps.

Présence moyenne des 4 télétravailleurs : $4 \times \dfrac{3}{5} = 2{,}4$ personnes par jour.

Salariés toujours présents : 8 personnes.

Total moyen : $8 + 2{,}4 = 10{,}4$ postes occupés par jour.

Conclusion : en moyenne, 10 à 11 postes suffisent, alors qu'il y a 12 salariés. Mais certains jours, tous les télétravailleurs peuvent venir en même temps : il faut donc prévoir un planning de présence pour éviter la saturation.

Coût pour un participant : $120 \times 0{,}52 = 62{,}40$ €.

Coût pour les 3 participants : $3 \times 62{,}40 = 187{,}20$ € par réunion.

Sur 12 réunions : $187{,}20 \times 12 = 2\,246{,}40$ €.

Pour la réunion à distance : envoyer à l'avance une invitation avec le lien de connexion, et mettre les documents sur l'espace partagé pour que chacun y accède.

Autres points possibles : tester le son et la caméra avant le début, prévoir un ordre du jour et un participant qui note le compte rendu.

Apport : un espace numérique de travail permet à chacun d'accéder à ses informations de travail, de communiquer et de collaborer sur les projets depuis un même endroit.³ On évite ainsi de chercher dans plusieurs outils.

Règle 1 : un classement commun en dossiers par thème (clients, commandes, ressources humaines), connu de tous.

Règle 2 : un nommage identique des fichiers avec la date et la version, pour savoir quel document est le plus récent.

Règle 3 : des droits d'accès adaptés, pour que chacun consulte ou modifie seulement ce qui le concerne.

Exemple d'information à diffuser en note interne ou par affichage : le changement d'horaires d'ouverture ou la consigne d'évacuation. La gestion des espaces internes de partage de l'information comprend ces supports.¹