Le suivi des factures fournisseurs : cours de Bac pro AGOrA

Une organisation qui travaille a besoin de marchandises, de matières, de services : elle les achète à des fournisseurs. Chaque achat finit par produire un document, papier ou fichier, qui réclame de l'argent : la facture fournisseur. Si personne ne s'en occupe, trois choses peuvent arriver : on paie en retard, on paie deux fois, ou on paie pour une marchandise jamais livrée. Le suivi des factures fournisseurs sert à éviter ces trois situations.

Dans le Bac pro AGOrA, ce travail fait partie du métier. Selon l'ONISEP, la formation prépare à des tâches administratives variées, dont l'appui à la production, qui passe par le suivi financier et les échanges avec les fournisseurs ¹. Le référentiel de compétences cite en plus le suivi de l'enregistrement des factures d'achats, réalisé avec un progiciel ². Il cite aussi, côté ventes, le suivi des factures et des encaissements ².

Ce cours vient après celui sur les achats et les approvisionnements : tu sais déjà qu'une commande est passée à un fournisseur pour répondre à un besoin. Ici, on suit ce qui se passe après la commande : la livraison, la facture, le contrôle, l'enregistrement et le paiement. Selon l'ONISEP, la formation prépare aussi au suivi des relations avec les fournisseurs ¹. La gestion des stocks prolonge ce travail, car une marchandise livrée et facturée entre ensuite dans le stock.

Une facture ne tombe jamais du ciel. Elle est la dernière pièce d'une chaîne de documents. Chaque pièce a un rôle précis, et c'est leur comparaison qui permet de contrôler la facture.

On ne paie jamais une facture sans l'avoir contrôlée. Le contrôle consiste à vérifier que la facture est complète, exacte et justifiée. Une facture peut être fausse sans mauvaise intention : une erreur de frappe, un ancien tarif, une livraison partielle facturée en entier.

Contrôler le calcul d'une facture, c'est refaire les opérations toi-même. Trois calculs reviennent tout le temps : le total d'une ligne, la TVA et le total TTC.

Une fois contrôlée, la facture est enregistrée. On la saisit dans le logiciel de gestion de l'organisation pour qu'elle entre dans la comptabilité et dans le suivi des dettes envers les fournisseurs. Le référentiel évoque un progiciel : un logiciel de gestion qui réunit plusieurs fonctions (achats, comptabilité, paiements) dans un seul outil, avec lequel on assure l'enregistrement des factures d'achats ².

Enregistrer ne suffit pas : il faut aussi savoir quand payer. Chaque facture a une date d'échéance, c'est-à-dire la date limite de paiement convenue avec le fournisseur. Le suivi des factures d'achats fait partie des compétences attendues en AGOrA ². Il consiste à regarder régulièrement quelles factures arrivent à échéance, et à préparer les paiements à temps.

Certains fournisseurs accordent un escompte : une petite réduction si on paie plus vite que prévu. Pour décider s'il faut en profiter, on calcule le montant économisé. Par exemple, sur une facture de 2 400,00 € avec un escompte de 2 %, on économise 2 400 × 0,02 = 48,00 € et on paie 2 352,00 €. Reste à vérifier que la trésorerie permet de payer plus tôt.

Il arrive que le contrôle révèle un problème. Dans ce cas, on ne paie pas en silence et on ne bloque pas tout non plus : on traite l'anomalie de façon organisée. Cette attention portée aux relations avec les fournisseurs fait partie des activités de la formation ¹.

Le suivi des factures fournisseurs touche à l'argent de l'organisation. Quelques habitudes évitent la plupart des problèmes.