Les achats et les approvisionnements : cours de Bac pro AGOrA

Une entreprise ne fabrique pas, ne vend pas et ne fonctionne pas sans matières, sans produits, sans fournitures ni services. Un restaurant a besoin de denrées, un garage de pièces détachées, un bureau de papier, d'ordinateurs et de logiciels. Quelqu'un doit se charger de réunir tout cela, au moment utile, sans dépenser plus que nécessaire. C'est tout l'enjeu des achats et des approvisionnements.

Dans le Bac pro AGOrA (Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités), cette notion est au centre d'un bloc d'activités : le référentiel parle du suivi des approvisionnements et des stocks, de la tenue des dossiers fournisseurs et de l'application des procédures internes de gestion des approvisionnements ¹. Tu seras donc souvent l'interlocuteur des fournisseurs et celui qui garde la trace de ce qui est commandé, reçu et payé.

Ce cours avance en sept étapes. Tu commenceras par les définitions, puis tu verras les deux flux qui circulent dans toute opération d'approvisionnement. Ensuite viendront les contraintes à respecter, le choix des fournisseurs, l'approvisionnement en ligne, le travail concret d'un assistant de gestion et une méthode chiffrée pour comparer deux offres. Les exercices corrigés et le quiz te permettront de vérifier que tout est en place.

Ce chapitre se situe dans la gestion des relations avec les fournisseurs. Il prépare directement deux suites : le suivi des factures fournisseurs, puis la gestion des stocks.

Prenons le mot « tiers » : c'est la personne ou le service qui a besoin du bien. Dans une petite entreprise, ce peut être le dirigeant qui veut des cartouches d'encre. Dans une grande organisation, c'est un atelier, un magasin, un service comptable. L'approvisionnement est donc toujours tourné vers un besoin exprimé par quelqu'un.

Le référentiel du Bac pro situe d'ailleurs cette gestion en amont de la production : il faut tenir compte des contraintes de production pour décider quoi acheter et quand ¹. Autrement dit, on n'achète pas au hasard ; on achète pour que l'activité puisse se dérouler sans interruption.

Quand on regarde une opération d'approvisionnement de près, on remarque que deux choses circulent en même temps. Il y a d'abord les produits eux-mêmes, qui voyagent du fournisseur jusqu'à l'entreprise. Il y a ensuite les documents et les données : demande, commande, bon de livraison, facture, accord de paiement.

En AGOrA, ton travail porte surtout sur le second flux. Le référentiel prévoit par exemple que tu assures l'enregistrement des factures d'achats dans un progiciel et que tu en suis le traitement ¹. Mais tu dois toujours garder l'autre flux en tête : une facture n'a de sens que si la marchandise correspondante est bien arrivée.

Quand les deux flux se contredisent, il y a un problème à traiter : la facture annonce 50 articles alors que 45 sont arrivés, ou la livraison est là sans commande enregistrée.

Approvisionner, ce n'est pas simplement faire livrer. L'opération doit répondre à plusieurs contraintes de l'environnement de l'entreprise ². Pour résumer, la règle de départ tient en trois exigences : la marchandise doit arriver à l'heure voulue, à un prix correct et au coût le plus avantageux, selon le choix de celui qui l'a demandée ².

Pourquoi distinguer prix et coût ? Le prix est ce que le fournisseur affiche pour un article. Le coût d'achat regroupe tout ce qu'il faut payer pour que l'article soit chez toi : le prix, mais aussi, par exemple, les frais de livraison. Le référentiel de ta formation évoque justement les coûts d'achat, de production et de revient comme des notions à maîtriser ¹. Un fournisseur très bon marché peut ainsi se révéler plus cher qu'un autre si ses frais de transport sont élevés.

Le bon moment est lui aussi une question d'argent. Livrer trop tard peut arrêter une activité. Livrer trop tôt oblige à stocker, donc à occuper de la place et à immobiliser de l'argent. C'est un lien direct avec la gestion des stocks, que tu étudieras ensuite.

Les exigences d'approvisionnement se traduisent concrètement par le choix des fournisseurs ². Choisir un fournisseur, c'est décider à qui l'on confie la réponse aux trois exigences de la section précédente.

Le référentiel de ta formation parle de la tenue des dossiers fournisseurs ¹. C'est dans ce dossier que tu rangeras les offres reçues, les commandes passées, les bons de livraison et les échanges. Quand quelqu'un te demandera dans six mois pourquoi tel fournisseur a été retenu, le dossier doit répondre à ta place.

Le même référentiel cite aussi la relation avec les fournisseurs et les règlements comme un thème de travail ¹. Un fournisseur n'est pas qu'un prix : c'est un partenaire avec lequel il faut échanger, régler ses factures et résoudre les litiges.

La gestion électronique des achats se déroule en deux temps. En amont, on sélectionne les fournisseurs : c'est l'e-sourcing. En aval, on passe les commandes et on les suit : c'est l'approvisionnement en ligne proprement dit ³.

Comment cela marche-t-il ? Les commandes sont saisies par voie électronique dans des catalogues, souvent des catalogues privés dont le contenu a été négocié avant, lors d'une phase classique de recherche de fournisseurs et de négociation ³. Les achats y sont en général centralisés ou regroupés ³. Concrètement, un salarié qui a besoin de fournitures ne cherche plus lui-même : il choisit dans un catalogue déjà validé par l'entreprise.

Que fait-on précisément, dans une organisation, au sujet des achats et des approvisionnements ? Le référentiel d'activités du Bac pro AGOrA le décrit en plusieurs gestes : suivre les approvisionnements et les stocks, appliquer les procédures internes, tenir les dossiers fournisseurs, enregistrer les factures d'achats ¹.

Pourquoi appliquer ces procédures plutôt que de faire « à sa façon » ? Parce qu'elles protègent l'entreprise. Si chacun commande comme il veut, la direction ne sait plus ce qui est commandé, deux services peuvent acheter la même chose, et les factures n'ont plus de commande à laquelle se rattacher. La procédure fixe qui demande, qui valide, qui commande et qui conserve les documents.

Le référentiel mentionne un progiciel pour l'enregistrement des factures d'achats ¹. Un progiciel est un logiciel de gestion qui regroupe plusieurs fonctions dans un même outil. Il garde l'historique des opérations et évite de ressaisir plusieurs fois les mêmes données.

Le même texte évoque aussi des indicateurs de suivi, un inventaire physique et en valeur, et des espaces internes de partage de documents ¹. Ces éléments te serviront à travailler avec les autres services : tu partages les informations utiles plutôt que de les garder pour toi.

Comme le meilleur coût est l'une des exigences de l'approvisionnement ², tu dois savoir le calculer. La démarche est toujours la même : on met chaque offre sur une base commune, en additionnant tous les montants que l'entreprise devra payer.

Pour réviser, essaie de raconter à voix haute une opération d'approvisionnement de A à Z : le besoin, le choix du fournisseur, la commande, la livraison, la facture. Si tu bloques à une étape, relis la section correspondante. Pense aussi à relier chaque étape à l'un des deux flux : savoir dire si c'est de la marchandise ou de l'information est un excellent test.