Organisation du travail à l'ère numérique : cours de 1re STMG

Imagine une petite entreprise qui prépare des commandes pour des clients. Quelqu'un reçoit les commandes, quelqu'un d'autre prépare les colis, un troisième s'occupe de la facture. Même avec trois personnes, il faut décider qui fait quoi, dans quel ordre et comment on se transmet l'information. C'est cela, l'organisation du travail.

Ce cours s'inscrit dans le chapitre « Le numérique et le système d'information ». Tu connais déjà les systèmes d'information et les données, les bases de données, le tableur et la sécurité des données. Nous allons voir ce que ces outils changent dans la vie quotidienne d'une organisation : la manière de répartir les tâches, de communiquer, de travailler ensemble et même d'être présent au travail.

Le programme de la classe de première insiste sur un point : dans toutes les organisations, la spécialisation des postes de travail finit par apparaître à un moment donné.¹ Autrement dit, dès qu'une organisation grandit, on ne demande plus à chacun de tout faire. On confie à une personne ou à une équipe un type de tâche précis. Cette spécialisation est pratique, mais elle crée un besoin : faire circuler l'information d'un poste à l'autre. C'est exactement là que le système d'information et le numérique entrent en jeu.

Choisir une organisation du travail n'est pas un détail technique : c'est une décision de gestion. Le programme demande d'ailleurs de savoir distinguer et justifier le type d'organisation du travail choisi par une organisation.¹ Il ne suffit donc pas de décrire ce qu'on observe, il faut expliquer pourquoi ce choix a du sens pour cette organisation.

Pour comparer des choix d'organisation, les ressources officielles indiquent que l'étude du taylorisme et du toyotisme est pertinente.¹ Ces deux modèles servent de points de repère : ils montrent que l'on peut organiser le travail de plusieurs manières, avec des conséquences différentes sur les salariés, sur la rapidité et sur la communication. Ton réflexe doit être de poser les mêmes questions à chaque modèle :

1. Comment les tâches sont-elles réparties ?
2. Qui décide, et comment l'information circule-t-elle ?
3. Quelle place est laissée à l'initiative des personnes ?
4. Quelles sont les conséquences pour l'organisation et pour ceux qui y travaillent ?

Deux mots reviennent souvent et se ressemblent : numérisation et transformation numérique. Ils ne désignent pas la même chose, et la distinction fait régulièrement perdre des points.

Prends un exemple. Un cabinet scanne ses vieux dossiers papier et les range dans une GED : c'est de la numérisation. Mais si, ensuite, les équipes changent leur façon de se répartir les dossiers, de se les transmettre et de répondre aux clients, on parle d'un changement bien plus profond. Les ressources décrivent la transformation numérique comme un ensemble de projets d'envergure, lancés plutôt en interne dans l'organisation, qui marquent un changement profond.⁵

Les ressources sur la transformation numérique soulignent que celle-ci influence fortement l'organisation du travail, en particulier la façon dont les personnes interagissent.⁵ Elles ajoutent que la technologie permet de rendre les organisations plus flexibles.⁵ Le numérique bouscule aussi les méthodes de travail, l'organisation, les métiers, et peut obliger à repenser la chaîne de production.⁵ Voyons ces effets un par un.

1. Un système d'information qui structure l'organisation. Le programme de première affirme que le système d'information devient un élément essentiel et structurant de l'organisation.¹ Concrètement, la manière dont l'information est saisie, stockée et partagée détermine qui peut travailler avec qui, et à quelle vitesse.

2. De nouvelles relations entre l'organisation et ses membres. Parmi les compétences attendues, on trouve la capacité de décrire l'apport des technologies numériques aux relations au sein de l'organisation.¹ La messagerie, l'agenda partagé ou la visioconférence modifient la fréquence et la forme des échanges.

3. Plusieurs modalités de communication. Il faut aussi savoir distinguer les différentes modalités de communication qu'une organisation mobilise.¹ Tu peux les classer selon deux critères simples :

• le moment : échange en direct (appel, visioconférence) ou en différé (courriel, message déposé dans un outil de projet) ;
• le public : échange à deux, avec une équipe, avec toute l'organisation.

4. Une organisation plus agile. Les ressources pédagogiques pour la classe de première invitent à découvrir les contributions du numérique à l'agilité organisationnelle.³ Être agile, c'est pouvoir s'adapter vite quand la situation change. Un outil qui donne à tous la même information en même temps raccourcit le délai de réaction.

Pour mettre en pratique cette organisation plus souple, beaucoup d'entreprises installent un espace numérique de travail, parfois appelé digital workplace en anglais.

Un tel espace réunit en général trois briques : un moteur de recherche pour retrouver l'information, une gestion documentaire pour ranger et partager les fichiers, et un réseau social d'entreprise pour échanger.⁴ Il prolonge l'intranet et rend possibles le travail à domicile ainsi que le travail flexible dans le temps et dans l'espace.⁴

Pour être utile, un espace numérique de travail doit tenir compte de deux types d'usages. Le point à retenir pour toi est plus général : il doit aussi s'adapter au contexte professionnel de chaque secteur d'activité, car la transformation numérique touche tous les secteurs.⁴ Un outil adapté à une agence de communication ne conviendra pas forcément à un atelier de production.

Installer des outils ne suffit pas. En 2018, l'IFOP a mené une enquête appelée « Digital workplace 2018 » : plus de 1 015 salariés y ont répondu, dont 300 milléniaux. Elle visait à connaître la perception de l'espace numérique de travail et son évolution.⁴ Deux résultats sont à connaître :

• seuls 35 % des collaborateurs possédaient à la fois un ordinateur portable et un téléphone mobile, ce qui montre un déploiement encore limité ;⁴
• pour 37 % des cadres, la résistance au changement restait le principal obstacle.⁴

Ces chiffres datent de 2018 : ce sont des repères pour comprendre les freins, pas une photographie de la situation actuelle. Retiens surtout la nature des obstacles, qui reste valable.

Frein humain : la résistance au changement. Changer d'outil, c'est changer ses habitudes. Un salarié qui maîtrise une ancienne méthode peut craindre de perdre en efficacité ou de ne plus être à l'aise. D'où l'importance de la formation et de l'explication.

Frein technique : trop d'applications. La multiplication des applications et des équipements freine la mise en place d'un espace de travail cohérent.⁴ Si chaque service utilise son propre logiciel, l'information se disperse.

Frein matériel : la qualité des réseaux. Elle compte beaucoup pour utiliser ces outils dans un cadre professionnel.⁴ Une visioconférence qui coupe sans arrêt décourage les utilisateurs.

Au bac, on te présente une organisation (une PME, une association, un commerce) et on te demande d'expliquer en quoi le numérique modifie son organisation du travail. Voici une démarche en quatre étapes.

Quand tu rédiges, appuie chaque affirmation sur un exemple concret : c'est cela qui montre que tu as compris et pas seulement mémorisé.