Temps et durée dans la gestion : cours de Première STMG

Une entreprise ne gère pas seulement de l'argent, des salariés et des stocks. Elle gère aussi du temps. Livrer une commande avant la date promise, ouvrir un magasin avant la saison des soldes, payer un fournisseur à l'échéance : chaque fois, une date et une durée entrent en jeu.

Dans le programme de Première STMG, ce sujet appartient au thème « Temps et risque ».¹ L'étude de ce thème demande de repérer le rôle du temps dans les décisions de gestion.² Dans ce cours, tu vas apprendre à parler de temps avec précision, puis à l'organiser concrètement, surtout dans le cadre d'un projet.

Le temps a une particularité : on ne peut pas en fabriquer. Une heure perdue ne se rattrape pas, elle se compense en mobilisant plus de personnes, plus de moyens, ou en acceptant un résultat moins ambitieux. C'est pour cela que gérer le temps revient presque toujours à arbitrer entre trois grandeurs liées : le délai, le coût et la qualité du résultat.

Le temps n'est jamais libre : il est encadré par des règles et des habitudes. Le programme distingue notamment des contraintes institutionnelles, parmi lesquelles la durée du travail.¹ Une entreprise ne peut donc pas faire travailler ses salariés autant qu'elle le souhaiterait : la loi et les accords internes limitent le temps disponible.

On peut classer les contraintes de temps en plusieurs familles :

• Contraintes institutionnelles : règles sur le temps de travail, jours fermés, délais légaux.
• Contraintes liées au marché : saison, période de forte demande, rythme des concurrents.
• Contraintes liées aux ressources : un salarié, une machine ou une salle ne sont pas disponibles en permanence.
• Contraintes liées à l'organisation : une tâche ne peut commencer qu'après une autre.

Le programme invite aussi à s'interroger sur la valeur par rapport au temps : un même montant n'a pas le même poids selon le moment où on le reçoit ou le paie.¹ Tu approfondiras cette idée dans le chapitre sur le financement et le coût du temps. Voici déjà le principe, avec un exemple simple.

Le temps a donc un coût pour l'entreprise de deux façons :

• le coût d'attente : une somme immobilisée ne peut être ni placée ni utilisée pour rembourser un emprunt ;
• le coût de retard : une livraison tardive peut entraîner une pénalité, un client perdu, une image abîmée.

Un projet n'est pas une activité courante. Il possède un début et une fin, et ne se répète pas à l'identique : c'est le caractère temporaire et unique que la gestion de projet doit intégrer.⁴ Organiser le lancement d'un produit, rénover un point de vente ou changer de logiciel comptable sont des projets. Préparer chaque jour les mêmes commandes n'en est pas un.

La planification d'un projet suit une logique que l'on peut résumer ainsi. On définit d'abord la portée du projet et les méthodes pour le réaliser. On liste ensuite les tâches nécessaires avec leur durée, puis on les regroupe dans une structure de répartition du travail.³ Enfin, on précise les dépendances entre les tâches : certaines ne peuvent pas démarrer avant la fin d'une autre.³ Cet enchaînement permet de repérer le chemin critique.³

Pour représenter les tâches dans le temps, on utilise des tables horaires comme le diagramme de Gantt, qui sert à planifier et à mesurer l'avancement.³ Chaque tâche y est une barre dont la longueur correspond à sa durée.

Un planning n'est utile que s'il est suivi. Une fois le planning établi et accepté, il devient la ligne de base : le point de référence avec lequel on mesure les progrès pendant toute la durée du projet.³ Comparer l'avancement réel à cette ligne de base s'appelle aussi la gestion de la valeur acquise.³

Pour savoir combien de temps est réellement passé sur une tâche, les salariés peuvent remplir des feuilles de temps. Ce temps effectivement passé s'enregistre alors, notamment pour des raisons de gestion comptable : on parle d'imputations.³ Cela permet de calculer le coût réel d'un projet et de le comparer à ce qui était prévu.

Des logiciels aident à gérer le temps de travail : certaines entreprises s'en équipent pour optimiser leurs ressources humaines.³ Les applications vont de la simple gestion des absences à la construction d'emplois du temps soumis à plusieurs contraintes.³ Les premiers logiciels de ce type sont apparus dès les années 1980.³

Cette technique est très utilisée dans les méthodes agiles. Dans ces méthodes, les besoins ne sont pas tous définis au début : on les précise dans les grandes lignes, puis on les affine en cours de route, en collaborant de près avec les utilisateurs.⁴ Les projets agiles utilisent souvent des blocs de temps pour leurs itérations successives.⁴

Pour mesurer l'efficacité de ces méthodes, on utilise le retour sur temps investi (ROTI). Il évalue si le temps passé a conduit à de bons résultats.⁴ Quand le travail se fait sous contrainte de temps, comme souvent en développement de logiciels, cette mesure est précieuse.⁴