La gestion des stocks : cours de Bac pro AGOrA

Dans une entreprise, une association ou une collectivité, on a presque toujours besoin d'articles « en réserve » : fournitures de bureau, marchandises à revendre, matières premières, pièces de rechange. Ces articles attendent dans un local, un entrepôt ou une armoire avant d'être utilisés ou vendus. L'ensemble de ces articles forme le stock.

En Bac pro AGOrA, tu te formes à la gestion administrative des entreprises de petite et moyenne taille. ¹ Dans ces structures, c'est souvent la même personne qui passe les commandes, suit les factures et surveille ce qui reste en réserve. Savoir gérer un stock fait donc partie du quotidien du poste.

Ce cours vient après deux notions que tu connais : les achats et les approvisionnements, puis le suivi des factures fournisseurs. Ici, on regarde l'étape qui les relie : combien garder en réserve, quand recommander, et comment mesurer si l'on s'y prend bien.

Remarque le mot « à venir » : on ne gère pas un stock pour regarder ce qui s'est passé, mais pour être prêt à répondre à ce qui va se produire. Un client qui passe commande demain, un service qui consommera des cartouches d'encre la semaine prochaine : le stock doit déjà être là.

Le métier de responsable approvisionnement illustre bien cette idée. Cette personne gère les flux et les stocks, et elle cherche à anticiper les problèmes, qu'ils viennent d'un fournisseur ou d'un manque de stock ou de matériel. ²

Toute la difficulté de la gestion des stocks tient en une phrase : il faut garder suffisamment d'articles pour répondre aux besoins, mais pas au point de supporter des coûts excessifs. ³ Deux risques s'opposent donc.

Le risque de manque (rupture). Si le stock est trop faible, un client attend, une vente est perdue, un service ne peut pas travailler. L'entreprise donne une mauvaise image et peut perdre des clients.

Le risque de surstock. Si le stock est trop important, il coûte de l'argent : il faut le payer, le ranger, le surveiller, et il peut perdre de sa valeur. L'argent dépensé en marchandises qui dorment ne sert à rien d'autre pendant ce temps.

Un stock n'est jamais gratuit. Les sources de coûts se regroupent en trois grandes familles. ³

Retiens l'idée générale : détenir des articles coûte, et organiser leur suivi coûte aussi. Le coût d'un stock ne se résume donc jamais au prix payé au fournisseur.

Les modèles de gestion des stocks reposent sur deux paramètres fondamentaux : la date de la commande et la quantité commandée. ³ Tout le reste découle de ces deux choix. Pour les fixer, il faut connaître trois informations concrètes.

Gérer un stock ne concerne pas que la logistique. Le service comptable a lui aussi besoin de connaître la valeur du stock, car cette valeur sert à construire le bilan de l'entreprise. ³ Cette évaluation s'ajoute à la gestion qui cherche à optimiser les flux et les coûts. ³

Pourquoi une écriture particulière ? Pendant l'année, les achats de marchandises sont enregistrés en charges et les ventes en produits. À la fin de l'exercice, il faut tenir compte de ce qui reste en réserve, sinon le résultat serait faussé. Les charges et produits liés aux stocks sont donc extournés à la clôture. ³

Une façon simple de procéder consiste à annuler d'abord le montant du stock de départ, puis à enregistrer l'écriture inverse pour le montant du stock final. Les deux écritures peuvent aussi être regroupées en une seule, qui constate la variation de stock. ³

Pour savoir si la gestion fonctionne bien, on suit des chiffres. Le responsable approvisionnement surveille notamment les délais de livraison, le taux de remplissage et le taux de rotation des stocks. ² Son objectif est de tenir le niveau de stock raisonnable tout en répondant aux besoins. ²

Classer les stocks par nature (marchandises, matières, produits finis) est utile, mais cette typologie statique ne correspond pas toujours aux modes de gestion réellement utilisés. ³ Une autre approche distingue les stocks selon l'objectif qu'ils servent. ³

Certains stocks existent pour dégager un profit dans le processus de production et de vente. D'autres servent à tenir des engagements pris lors d'une vente passée : c'est le cas des pièces détachées. ³

Cette distinction change la façon de décider. Une pièce détachée promise à un client doit rester disponible même si elle tourne peu ; un article de grande vente, lui, doit tourner vite pour ne pas coûter inutilement.

La gestion des stocks s'appuie sur des outils logistiques et sur un système d'information performant. ³ Dans une petite structure, cela peut être un tableur ou un logiciel de gestion commerciale qui enregistre chaque entrée et chaque sortie.

Pour toi, assistant(e) en gestion administrative, les gestes concrets sont :

• Enregistrer les entrées à la réception des livraisons, en rapprochant le bon de livraison de la commande.
• Enregistrer les sorties à chaque vente ou consommation.
• Comparer régulièrement le stock du logiciel avec le stock réellement compté.
• Alerter quand un article approche de son point de commande.
• Transmettre au service comptable les éléments d'inventaire.
• Rapprocher les livraisons reçues des factures fournisseurs, pour ne payer que ce qui est arrivé.